Cara Menjadi Sekretaris Profesional

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

JENIS JENIS SEKRETARIS

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.   Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2.   Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1.      Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2.      Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

Syarat-Syarat seorang Sekretaris

1. Syarat Kepribadian
        Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun
demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang
bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
        Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan
yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti halhal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.

3. Syarat keahlian
        Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
        Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan
demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya
belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

Fungsi,Tugas, dan Batasan Sekretaris

FUNGSI :
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para
Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang
berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hukum, pengelolaan
kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Informasi Perusahaan.

TUGAS POKOK :
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

BATASAN TANGGUNG JAWAB :
1. Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.
3. Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan
tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.
7. Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.
8. Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual
Report tepat waktu.
10. Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

BATASAN WEWENANG :
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan
dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake
Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan
perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan
ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan,
Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka
menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun
di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem
manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit
Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan
melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi
Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.

HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI :
1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
2. Sekretaris Perusahaan membawahi :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Humas & Sekretariat
c. Kepala Bagian Manajemen Informasi
d. Kepala Bagian Manajemen

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi perkantoran

A.              Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.William Spriegel dan Ernest Davies

        Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2.George R. Terry

        George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.Arthur Granger

         Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

        William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

      1.      Kegiatan Kantor

          Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

                a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)     Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)       Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)     Anggaran (budgeting) perkantoran

7)       Standar kualitas kerja,

8)    Sistem informasi dan telekomunikasi

                b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

                c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

                d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)     Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran