Kamis, 15 September 2011

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi perkantoran




A.              Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.William Spriegel dan Ernest Davies
        Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2.George R. Terry
        George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.Arthur Granger
         Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
        William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

      1.      Kegiatan Kantor
          Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

                a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1)      Perencanaan gedung
2)     Tata ruang kantor
3)      Penerangan/cahaya
4)      Ventilasi
5)       Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6)     Anggaran (budgeting) perkantoran
7)       Standar kualitas kerja,
8)    Sistem informasi dan telekomunikasi

                b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

                c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

                d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2)     Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3)      Kualitas pekerjaan kantor
4)      Pelayanan kantor
5)      Waktu
6)      Biaya perkantoran

0 komentar:

Poskan Komentar