PENGARSIPAN

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan:

A.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa :

- Nama orang

- Nama perusahaan/organisasi

- Nama tempat/daerah

- Nama benda/barang

- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau

satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b. Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah

lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

- Menetapkan caption atau judul surat

- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

- Membuat petunjuk silang

- Memberi kode surat

- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang

ada pada arsip.

- Menyusun menurut susunan abjad.

- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk

menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk

segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari

guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.

C. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang
bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan
   paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam
   folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

 Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”,

guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.

Manajemen kantor

Manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:
1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )
5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).
Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

Etika seorang sekretaris

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5

. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

Sekretaris IDEAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Alat-alat kantor merupakan barang atau fasilitas yang wajib ada dalam suatu perkantoran.

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.

                                                         

                                                            

                                                         

TUJUAN MANAJEMEN RUANG KANTOR

            Manajemen ruang kantor menyangkut penampilan fisik kantor, terutama yang berkaitan dengan disain gedung (misal : lokasi jendela, lift, dan sistem pipa air, pemanas, listrik); kebutuhan organisasi termasuk lokasi bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan kebutuhan eksekutif kantor; tempat pekerjaan dilakukan; sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan; dan peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan.

            Manajemen ruang kantor memiliki tujuan spesifik :

1. Untuk menyediakan ruang kantor yang cukup dan memaksimumkan penggunaannya.

1. Untuk meyakinkan pekerja juga pelanggan dan publik umum mengenai kenyamanan dan ketenangan.
2. Untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan berbiaya rendah.
3. Untuk mendisain tempat kerja yang kondusif bagi metode kerja yang baik dan yang  sejalan dengan sistem alur kerja.
4. Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor lingkungan yang berkaitan (seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur kebisingan).
5. Untuk mengizinkan fleksibilitas tata letak bagi pengaturan ulang tempat kerja dan untuk perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang.
6. Untuk mempertimbangkan secara cermat kebutuhan komunikasi antar personil kantor dengan menyediakan satu lingkungan yang bebas dari penghalang komunikasi.
7. Untuk meninjau secara periodik semua aspek program manajemen ruang dan melakukan perbaikan jika diperlukan.