TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT-RAPAT PENTING

1. Saat persiapan (perencanaan) :
a. Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.
b. Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).
c. Pengaturan ruangan dan fasilitas
d. Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.
2. Saat rapat berlangsung :
a. Daftar tamu/hadir.
b. Surat izin bagi yang berhalangan.
c. Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d. Keputusan rapat (kesimpulan).
e. Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f. Melakukan notulen.
g. Menyimpan arsip-arsip.
Selanjutnya, hal-hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :
1.Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :
a. Berbentuk setengah lingkaran.
b. Berbentuk lingkaran.
c. Berbentuk tapal kuda.
d. Berbentuk kelas.
e. Berbentuk empat persegi panjang.
2. Alat-alat perlengkapan rakyat
a. Sound system, microphone, dll.
b. Papan tulis, alat tulis, tongkat petunjuk, dll.
c. Overhead projector.
d. Alat-alat tulis bagi peserta dll. sesuai keperluan.